걱정되는 회의시간, 회의 낭비 최소화 하는법 알려드립니다.

회의 전 체크리스트 루틴으로 회의 낭비 최소화하는 법

 “준비 없는 회의는 비용이다. 준비된 회의는 성과다.”

회의가 길어지는 진짜 이유는 ‘회의 중’이 아니라 ‘회의 전’에 있다

회의가 길어지고, 결론이 안 나고, 다음 회의가 잡히는 이유.
대부분은 회의 중 문제가 아니라 회의 전 준비 부족 때문이라는 사실.

• 자료 없이 감으로 말하고
• 논점이 흐르고
• 서로의 기대가 달라지고

결국 회의는 잡담형 정보 공유 시간으로 전락한다.
그리고 그 비용은 고스란히 당신의 딥워크 시간을 파괴한다.

일잘러는 회의를 ‘진행’하는 사람이 아니라
회의를 설계하는 사람이다.

회의는 정보 공유가 아니라 ‘결정’을 위한 시간이다

전문가는 회의의 목적을 아주 단순하게 정의한다.

회의 = 논의가 아니라 결정

• 무엇을 결정할 것인가?
• 누가 결정할 권한을 가지고 있는가?
• 어떤 기준으로 결정할 것인가?

이 세 가지가 명확하지 않은 회의는
100% 시간 낭비로 끝난다.

따라서 회의 전 체크리스트는
타인을 배려하는 과정이 아니라,
생산성 자원을 보호하는 장치다.

회의 전 10분 체크리스트 루틴

— 회의가 끝날 때 이미 답이 나와 있도록

① 목표 명확화 체크

• 오늘 회의로 무엇을 결정해야 하는가?
• 논의가 필요한가? 아니면 승인만 필요한가?

분류 원칙:

• 정보 공유 → 문서/메일로 대체
• 우선순위 / 전략 결정 → 회의 진행
• 비동기 가능 → 회의 제외

 ② 안건별 준비 자료 정리

• 숫자(근거), 비교(대안), 예측(리스크)의 3요소 포함
• “나는 이렇게 생각한다” 금지 → “데이터가 이렇게 말한다”

→ 자료가 탄탄하면 회의의 방향은 자동으로 정해진다.

③ 결정권자 확인

참여자가 아니라 결정자가 누구인지 명확히!

• 결정권자 없으면? → 회의 연기 or 의사결정자 사전 Alignment
• “다음에 상사한테 물어볼게요” → 시간 낭비 시나리오 확정

④ 타임라인 설정

• 안건별 시간 상한(Time Box) 지정
• 논의가 길어질 경우 → 바로 “선택지”로 전환

예: A안 / B안 중 선택. 보류는 없음.

⑤ 역할 분배

• 발표: 핵심 정보 제시
• 의사결정: 결론 확정
• 기록: 액션아이템 명문화

“모두가 말하는 회의”가 아니라
“각자 역할이 있는 회의”로 설계

회의 중 실행하는 ‘합리적 통제 루틴’

회의는 심리전이다.
분위기를 잡는 순간 결론이 빨라진다.

순 간	실행  루틴
시작 1분	오늘 목표·결정 범위를 재선언
논의 분산	“지금 주제는 X입니다” 방향 복귀
감정 개입	데이터 요구: “수치 근거 있나요?”
시간 초과	“의사결정자 판단 요청하겠습니다”
결론 모호	“누가, 언제까지, 어떻게?” 재확인

 

핵심은 쓸데없는 이야기 중단 + 주제 재고정이다.

회의 후 3분 복기 루틴 — 회의의 가치를 수익으로 바꾸기

회의는 기록하고 행동할 때 비로소 생산이 된다.

 회의 후 체크 3 문장

• 오늘 회의는 어떤 결정을 내렸는가?
• 누가, 언제까지 무엇을 하는가?
• 다음 회의에서 검증할 항목은?

→ 액션이 없다면
그 회의는 존재 이유가 없었다는 뜻.

 준비 없는 회의는 습관이고, 준비된 회의는 전략이다

회의는 많은 사람 앞에서 시간과 돈을 태우는 일이다.
그만큼 가장 비싼 업무 활동이다.

일잘러의 기준은 매우 간단하다.

회의 참석 = 비용
준비 = 투자

 

딥워크를 지키고 싶다면
당신의 회의는 반드시 ‘전략’이어야 한다.

오늘 회의를 설계하는 사람이
내일 조직의 의사결정권자가 된다.